Den här artikeln ingår i Google Office Suite-serien:

  • 5 viktiga tips och tricks för Google Dokument Du behöver veta om
  • 5 tips och tricks för Google Slides Du måste försöka
  • Så här använder du Google Plattor: Viktiga tips för att få dig igång

Det finns en bra chans att du inte längre använder Microsoft Word. I 2016 är du mer sannolikt att sparka tillbaka i ett oberoende café, som arbetar från molnet och tillsammans redigerar dokument med dina medarbetare. Och du använder förmodligen Google Docs för att göra det.

Men gör du det mesta av Docs, och vet du verkligen vad det verkligen är möjligt för? Om du inte är säker, så är det fem tips och tricks som gör ditt ordbaserade arbete i molnet enklare.

1. Redigera Word-dokument utan att konvertera till Docs

Google Docs är bra för att hantera Word (. Doc och. Docx) dokument, konvertera dem snyggt till ".gdoc" format och låter dig fortsätta arbeta med dem.

Men det finns många gånger när det är bekvämare att hålla ett Word-dokument i sitt ursprungliga format, till exempel om du behöver skicka ett dokument tillbaka till någon som bara använder Word. För att göra detta, ladda ner Office-redigering för dokument, skivor och bilder, så att du kan arbeta med ". Doc" -dokument som om de var Google Dokument.

Installera bara förlängningen, öppna ett Word-dokument i Google Dokument, och arbeta med det som du normalt skulle. Den sparar automatiskt i sitt ursprungliga Word-format.

2. Arbeta på dina dokument offline

Det är inte längre en hemlighet att Google Docs gör att du kan arbeta offline lika effektivt som online, men det är lätt att bli förvirrad över hur exakt det ska vara.

För att göra det behöver du faktiskt gå till drive.google.com snarare än docs.google.com . När du är där klickar du på cog-ikonen längst upp till höger, väljer Inställningar och markerar sedan rutan "Synkronisera Google Docs" i avsnittet "Offline".

Det är allt! Kom ihåg att du inte kan välja ut enskilda dokument för offline redigering, så se till att du har plats på hårddisken för att rymma alla dina dokument när du synkroniserar för offline användning.

3. Hitta och sätt in bilder du får använda

När du arbetar med online-publicering kommer du att uppskatta vikten av att använda bilder som du lagligen har tillåtelse att, eller det kan vara problem på vägen när ägaren av bilden kommer att knacka på din dörr med en grupp advokater!

Google Docs har en bra lösning för detta med hjälp av den praktiska "Utforska" -funktionen. Markera bara ordet eller frasen i ditt dokument som du vill hitta en bild för och klicka sedan på "Verktyg -> Utforska."

Detta öppnar en ruta till höger om ditt dokument som ger upp en hel massa information från webben som rör din markerade text. En av dessa avsnitt visar bilder från Google Images, som alla har blivit märkta för återanvändning, vilket gör det inte något problem för dig att använda dem. Klicka på "Mer" bredvid "Bilder" för att se mer, klicka bara på en bild för att infoga den i ditt dokument.

4. Föreslå ändringar

Om du samarbetar på ett dokument eller ens om du arbetar solo och bara vill se om någon text fungerar bättre i ditt dokument än vad som hänt tidigare, är det mycket användbart att kunna notera förslag till ändringar, som författaren då kan acceptera eller avvisa som de vill.

Att göra detta är lätt. I Google Docs klickar du bara på penna-ikonen längst upp till höger (med ordet "Redigering" bredvid det) och klickar sedan på "Föreslå". Alla redigeringar du gör i det här läget visas som en kommentar till höger om dokumentet . Andra personer (eller du) kan sedan svara på förslaget, lämna feedback på det eller använda kryssrutan eller korsikonen för att acceptera eller avvisa förslaget.

5. Lägg till speciella symboler i dina dokument

Särskilda symboler är banan hos alla som försöker skriva dem, och är alltid en garanterad smärta för att försöka infoga. Men det finns ett par sätt att göra det i Docs.

En sak du kan göra är att gå till "Infoga -> Specialtecken" där du kan söka efter symbolen du vill ha, antingen genom att skriva in vad den kallas eller ritas i rutan till höger.

Alternativt kan du gå till "Verktyg -> Inställningar" och du kan skriva i kortkommandon som konverterar till symboler, så som standard (c) konverteras till ©, (r) omvandlar till ® och så vidare. Du kan infoga vilken symbol som helst i "Med" rutan, skriv sedan din önskade genväg till den i rutan "Byt ut".

Slutsats

Google Docs känns fortfarande som ett nytt territorium för många människor, och det kan inte nekas att Microsoft Word har en större verktygssats för dina ordbehandlingsbehov. Men Docs växer ständigt och förbättras, och dessa tips visar att det kan göra saker som inte ens det stora ordet inte kan!