Om du använder Google Dokument för merparten av ditt arbete kan du märka att du använder samma dokumentlayout om och om igen. I stället för att kopiera formatering och stilar från gamla dokument är det mycket lättare att skapa en mall för den specifika typen dokument. På det sättet, när du vill skapa ett nytt dokument av den typen kan du ladda upp Google Docs-mallen och ha det vardagliga arbetet som redan är gjort för dig.

På en gång brukade Google Dokument ha en funktion där du kunde skapa en mall och skicka in den till ett mallgalleri. Det gjorde det väldigt lätt att skapa en mall för att använda upprepade gånger för nya dokument. Google har emellertid tagit bort anpassade mallar från vanliga Google Dokument och flyttat den till sin GSuite-tjänst, vilket kräver att regelbunden betalning ska användas. Vanliga användare kan fortfarande använda Googles förlagade mallar men inte ladda upp egna. För användare som inte vill betala bara för att skapa en mall, låt oss se hur man manuellt skapar en mall på egen hand.

Ställa in mallen

För att uppnå detta ska vi göra ett dokument som fungerar som vår mall. Om du vill skapa en mall från början, skapa ett tomt dokument genom att klicka på knappen "Ny dokument" på huvudsidan för Google Dokument.

Om du redan har ett dokument som använder den layout du vill använda, kan du använda den istället. Självklart vill du ta bort all data från den så att du kan använda den för framtida dokument. För att undvika att du förlorar något arbete kan du göra en kopia av ett dokument genom att öppna det och sedan klicka på "File", följt av "Skapa en kopia ...". Detta skapar en dubblettfil som du kan redigera fritt för din mall.

Nu bygger vi upp det här dokumentet som en mall. För att göra detta, sätt upp dokumentet så att all grundformatering är klar, men det finns inga data i fälten. På det sättet, när vi använder mallen i framtiden, behöver vi bara ange data efter behov. Till exempel i nedanstående skärmdump gör vi en mall för ett dokument som behöver dina personuppgifter. Vi ställer in det så att alla fält är närvarande men saknar data i dem, så vi kan fylla i dem varje gång vi använder mallen.

Om det blir enklare kan du lämna platshållarteksten för att påminna dig om vad som händer. Om du till exempel har en brevmall kanske du vill infoga text som "" och "" för att påminna dig själv vad du ska skriva in i de här delarna. Du kan också formatera platshållarteksten så att den passar den stil du vill att dina svar ska vara med, så utan gsuite behöver du inte göra ändringarna manuellt varje gång.

När du har skapat din mall som du vill, namnge dokumentet något minnesvärt. Nu när den har ställts in, har du en mall att använda för framtida dokument.

Hitta mallen

Det finns ett stort problem, dock: det här dokumentet är nästan identiskt med alla andra dokument i din Google Drive! Om du gör många dokument kommer din mall sannolikt att gå vilse bland dem. Det kan vara frustrerande att söka igenom dina Google Dokument varje gång du vill använda din mall. Låt oss göra det lite lättare att hitta vår mall när vi behöver det.

Skapa en mapp

Ett sätt att göra det är att skapa en mapp som heter "Mallar" och lägga in ditt dokument i det. Navigera först till Google Drive. Högerklicka sedan på ett utrymme som inte upptas av en fil eller mapp och klicka på "Ny mapp".

Ring den här mappen "Mallar" och klicka sedan på "Skapa".

Flytta nu mallen till mappen. Detta kan göras genom att klicka och dra det i mappen eller högerklicka på filen, välj "Flytta till ..." och välj sedan mappmappen.

Eftersom mappar normalt sitter ovanför dokument har vi alltid tydlig tillgång till våra mallar, oavsett hur många dokument som skapas.

Medverkande av mallen

Alternativt kan du stärka dokumentet för att lättare hitta senare. För att stjäla ett dokument högerklickar du på det i Google Drive och klickar på "Lägg till stjärna".

När du klickar på kategorin "Starred" till vänster om Google Drive visas den bara dokument du har spelat in. Detta är ett utmärkt sätt att snabbt och enkelt få tillgång till viktiga filer.

Använda mallen

Nu när du har en mall upprättad och på ett enkelt ställe att hitta, kan du använda den för att göra det enklare att skapa dokument. För att använda den, högerklickar du bara på filen i Google Drive och klickar på "Skapa en kopia." Om du är i Google Dokument kan du göra en kopia av ett dokument på samma sätt som vi gjorde tidigare i den här artikeln.

Ge kopian ett minnesvärt namn.

Detta kommer att göra en ny kopia av mallen som du kan fylla i efter eget tycke. Du kan nu fylla i de fält du har ställt in tidigare samtidigt som originalmallen hålls intakt för framtida dokument.

Svåra mallar

När Google tar bort användarskapade mallar från basen Google Docs, måste användarna manuellt skapa och använda egna mallar. Nu vet du hur man gör en, hur man gör det enkelt att hitta, och hur man använder det för att göra dokumentskapelsen lättare.

Är mallar viktiga för ditt arbetsflöde? Låt oss veta nedan.