En av de större fördelarna med att arbeta på ett dokument i molnet är möjligheten att dela det i realtid. Du behöver inte längre skicka runt ändringar för att försöka upprätthålla ett sammanhängande dokument. nu kan alla chipa in på samma dokument och även redigera det samtidigt. Medan det är mycket användbart finns det problem som naturligtvis uppstår med flera personer som redigerar samma dokument. En dag kan du öppna dokumentet för att upptäcka att många ändringar har ägt rum, varav du inte håller med!

Tack och lov, med någon bra programvara som möjliggör samarbetsredigering finns det ett sätt att ta reda på vem som gjorde vilka ändringar som återställdes till en tidigare version. Så här gör du i Google Dokument.

Visa redigeringar

I det här exemplet analyserar vi ett dokument som genomgick ändringar. Någon försökte lägga till en bild i denna artikel om Tutankhamun, men därmed raderade de av misstag ett stycke ovanför bilden som diskuterade hans tidiga liv och föräldrar.

Tack och lov kan vi fortfarande återställa stycket, även om det har tagits bort. Först klickar du på "Arkiv" och sedan "Se revisionshistorik." Du kan alternativt trycka på snabbtangenten "Ctrl + Alt + Shift + H", även om det här är svårt att komma ihåg!

Revisionshistoriken kommer att dyka upp. Vad som händer här är att Google Docs "kommer ihåg" olika artiklar i artikeln som den skrivs. Det loggar också som skrev vilken post, så du kan titta tillbaka och se vem som redigerade dokumentet.

Om vi ​​går igenom historien kan vi se att vårt dokument har redigerats av Paul:

Vi kan klicka på varje revision för att se de ändringar som gjordes i den versionen av dokumentets historia. Observera att du måste klicka på kryssrutan "Visa ändringar" längst ner i revisionshistoriken för att se dem.

När man tittar på ändringarna inom en revision kommer varje text som redigerades att färgas i samma färg som användaren som redigerade den. I detta fall är Pauls färg lila, så alla hans ändringar kommer att dyna upp. Färgad text med en linje genom den är vad användaren raderade, medan färgad text utan en linje genom den är det som har lagts till.

Genomgå ändringarna kan vi se det ögonblick som Paulus av misstag tog bort vårt stycke:

Nu när vi vet när redigeringen gjordes är det dags att återställa det!

Återställande av revideringar

Först väljer vi revisionen strax innan stycket raderades.

Nu längst upp till vänster finns det en knapp som heter "Återställ denna revision". Klicka här.

Klicka sedan på "Återställ" i popupen som visas.

Dokumentet återgår nu tillbaka till sin gamla stat. Observera att eventuella ändringar som gjorts efter denna specifika revisions punkt i tid sparas fortfarande. Att gå tillbaka till en äldre revision kommer inte automatiskt radera eller skriva över några revisioner som kom efteråt. Vi kan använda detta för att överföra innehållet som läggs till i de nyare revisionerna i den här, så vi kan behålla den raderade stycket samtidigt som vi ser till att vår samarbetspartners arbete fortfarande är intakt.

Google Docs "Förslag" -funktion

I framtiden om du vill undvika dessa huvudvärk, berätta författarna att aktivera "Förslagsläge". Du kan göra det genom att klicka på rutan längst upp till höger som säger "Redigera" och ändra den till "Föreslå". Vid den tiden skrivande, det finns inget sätt att tvinga författare att använda det här läget, så du måste be dem att manuellt göra det. Om du både redigerar filen samtidigt kan du göra det över dokumentets chatt.

När människor redigerar dokumentet med förslag aktiverade visas ändringarna som ett förslag snarare än en faktisk redigering. Det betyder att du inte kan ta bort text fysiskt. Om du försöker markerar Google Docs helt enkelt texten för radering. På samma sätt, om du lägger till något lägger Google Docs till det som ett förslag till tillägg till artikeln. En logg för varje redigering kommer att visas till höger och tillåter författaren att förklara sina ändringar om de vill.

För att ändringarna ska bli "riktiga" måste de accepteras eller avvisas. Detta görs genom rutorna som visas till höger om ändringar.

Om du klickar på kryssrutan accepteras redigeringen och implementeras i det korrekta dokumentet. Om du klickar på korsymbolen återgår ändringen till det som ursprungligen var. I det ovanstående exemplet om vår samarbetspartner använde förslag för att göra sina ändringar kunde vi ha accepterat tilläggsförfrågan för deras bild och punkt och avvisade borttagningsbegäran för vår egen paragraf. Mycket enklare!

Redigeringsredigeringar

När man samarbetar med andra kan det vara frustrerande att se viktiga delar av misstag raderas eller ändras. Med revisionshistoriken kan du flytta dokumentets sista idealläge och återgå till det. Ännu bättre, med "Förslag" -läget aktiverat, kan du gå igenom varje ändring och godkänna eller avböja det som du tycker är lämpligt.

Användar du regelbundet Google Docs för att samarbeta i dokument? Låt oss veta nedan!