Ibland när du laddar ner ett dokument från Internet märker du att det kommer i ett .PDF-format. Du kanske också har märkt att det är svårt (om inte omöjligt!) Att redigera det, och det kräver att en egen läsare öppnas. För nyare användare kan det här tyckas som ett förvirrande val av dokumentfiltyp. Varför använder folk PDF-filer? Skulle inte något som en .DOCX-fil vara bättre?

I själva verket är PDF-filer mycket användbara på vad de gör! De har varit ett sätt att skicka dokument digitalt under en lång tid, och ser inget tecken på att gå bort snart. Så, varför använder du PDF-filer när du skickar dokument, och var kan du använda dem i ditt dagliga liv?

Relaterat : Så här sparar du filer som PDF i Windows 10 utan ytterligare programvara

Fördelarna med PDF-filer

För att förklara, låt oss gå tillbaka till frågan om " kommer inte .DOCX-filer att bli bättre. "Problemet här antar att alla skulle vara okej med att använda en DOCX-fil på sina enheter. DOCX är en filtillägg som härstammar från Microsoft Word. Om andra vill öppna dokumentet behöver de antingen använda Word eller använda en textredigerare som kan öppna / importera DOCX-filer. Även om de kan kan formateringen komma igång i processen. Det gör det lite knepigt för att alla kan läsa dokumentet.

Tack och lov har många operativsystem fullt stöd för PDF-dokument. Det betyder att vi inte behöver skapa ett dokument speciellt för Microsoft Windows-användare, en för iOS, en för Linux - vi kan bara lägga in den i en PDF-fil och alla kan läsa den.

När ska du använda .PDF-format

Som sådan är den bästa tiden att använda en PDF-fil när du inte vet vilken operativsystem filen ska öppnas i. Säg att du skriver upp en handbok för en webbplats för användare att ladda ner. Denna webbplats kan besökas av personer på Windows, iOS, Linux och mobila enheter, så vi måste tillgodose alla behov. I det här fallet använder .PDF-formatet alla andra utan att göra saker komplicerade.

Ännu bättre, när folk hämtar handboken, kan den öppnas automatiskt i användarens webbläsare. Webbläsare som Chrome och Firefox har inbyggda PDF-tittare, så att människor kan läsa ditt dokument snabbt och enkelt.

Det är också bra när du skickar dokument via e-post. När du vill skicka ett dokument (till exempel din resumé) till någon, kan du använda en DOCX-fil för att göra detta. Det kan vara bra om mottagaren är på sin dator, men om de är ute och om på sin telefon kan det vara svårt för dem att läsa dokumentet. I den här situationen kanske du vill bifoga en PDF-version för att täcka alla baser.

Relaterat : Hur man skapar en PDF med fyllbara formulär i LibreOffice

Nackdelar med .PDF-format

Om någon någonsin skickat dig ett dokument i .PDF-format och du ville redigera det, har du redan upplevt en av de största nackdelarna! För att kunna visas på flera operativsystem, är en PDF-fil mer som en digital inspelning av originaldokumentet än en faktisk. Som sådan är redigering av en DOCX-fil kontra en PDF-fil något som att redigera texten på en whiteboard jämfört med att redigera ett foto på nämnda whiteboard. Det är möjligt, men mycket svårare!

När du inte ska använda .PDF-format

Använd inte .PDF-format när du vill ha ett "levande dokument" som andra kan redigera. Du kan lägga till redigerbara fält i en PDF-fil, men för fullskalig redigering är .PDF-format inte idealiskt. Förhoppningsvis, om du arbetar med andra, vet du vilka operativsystem de använder och kan komma överens om en filtyp som passar alla. I alla fall kan alla använda en molnbaserad dokumenttjänst, till exempel Google Docs. Spara PDF-filer för när du behöver alla för att kunna läsa ett dokument använd inte den när alla ska kunna redigera den.

Dokumentbeslut

Med tanke på hur olika de är från andra dokument kan det vara förvirrande om varför .PDF-format används alls. Nu vet du varför och hur de används, liksom vissa fall där det är bättre att lämna dem.

Hur mycket använder du PDF-filer i ditt dagliga liv? Berätta för oss nedan!