Det är roligt att se hur snabbt våra tekniska lösningar går från robust digital lösning till bräckligt digitalt problem. Ta emails till exempel. Att ha ett e-postkonto innebär att du aldrig förlorar ett meddelande som du skickas, eller hur? Nackdelarna är att du aldrig kan hitta ett meddelande när mängden e-postmeddelanden du lagrar går upp och i princip lagras allt mail på en plats på din dator och är så sårbar för förlust.

Självklart är det möjligt att din dator är säkerhetskopierad (och du borde verkligen göra det om du bara förstod att du inte gör det), men att ha en säkerhetskopia är en sak - att återställa dina e-postmeddelanden tillbaka till ditt e-postprogram är en annan.

Gör det för hand

Det snabbaste och enklaste sättet att säkerhetskopiera viktiga e-postmeddelanden är förstås att dra dem till en mapp och lagra dem på en USB-enhet. De flesta e-postprogram på de flesta plattformar öppnar ett löst e-postmeddelande som förmodligen innehåller några bilagor. Det är allt bra och bra, men saken om en e-postklient är att den håller dina e-postmeddelanden i en (teoretiskt) sökbar databas. En lös samling av filer i en mapp säkrar data, men det är inte en sökbar resurs.

Du kan vara lite mer organiserad om det och dra e-post om kontoaktivering, produkt serienumrar, kvitton från inköp etc. men det är lite ont att behålla allt som manuellt uppdateras.

Freeware lösningar

Lösningen är en e-postarkiveringstjänst. Du hittar många tjänster där ute, men de flesta är väldigt företagande i ton. Det finns några, i synnerhet den populära MailStore-lösningen, som erbjuder en gratis version av företagets programvara för hemmabruk.

Det här är en mycket bättre lösning för att hålla dina e-postmeddelanden säkra, och inte bara säkra men tillgängliga. Förutom att säkerhetskopiera dina e-postadresser på en avlägsen digital plats kan du återställa dina e-postmeddelanden direkt tillbaka till var de härstammar från din klientprogramvara. Du kan också söka efter e-postmeddelanden i säkerhetskopian för relevanta uppgifter som avsändare och datum.

Den största uppgiften att använda en dedikerad e-arkiveringstjänst i stället för ett generellt offsite-backup eller göra det för hand är enkelt: dina e-postmeddelanden är inte bara sökbara men återställbara. Som en sidovinst betyder det också att med din e-post som lagras i en extern databas gör det också lättare att migrera dina e-postmeddelanden. Om du byter ut datorer, till exempel om du uppgraderar din stationära dator, måste en av de största smärskällorna starta din e-postklient från början, utan att ha tillgång till ditt äldre brev.

Med en off-site backup som enkelt kan återställas till någon klient, kan du bara dra in alla e-postmeddelanden från din chef, din fru, din primära mjukvaruleverantör och fortsätt som om inget hänt. Det här är så mycket enklare än att distribuera export- och importverktyg för e-post eller hacka databaserna för hand, vilket har varit standardlösningen under lång tid.

När vi flyttar till en tid av hela ditt arbete och hemliv lagras i e-post, är det vettigt att vidta åtgärder för att säkra det.

I praktiken

Använda Mailstore som ett exempel är det mycket enkelt att använda. När mjukvaran har laddats ner och installerats, kör du den med en Dashboard.

Till vänster har du en detaljerad lista över alla rapporter du kan göra.

I mitten har du hotlinks för vanliga uppgifter.

Och till höger har du din instrumentbräda.

För att komma igång måste du klicka på länken "Arkiv e-post" i mittkolumnen. Detta tar dig till arkivets epostpanel.

Arkiv styrs av "profiler", så varje e-post som du vill säkerhetskopiera behöver skapa en profil. Du gör det antingen genom att skriva in din epost i skapa profilfältet eller välja ett specifikt protokoll från den avancerade rullgardinsmenyn.

Du kommer att bli ombedd att ange ditt lösenord för att tillåta åtkomsten.

När programvaran har pollat ​​ditt e-postkonto på Internet för att verifiera det, kommer din nya profil att skapas.

En profil kommer att skapas i instrumentpanelen, och du kan nu dubbelklicka på den för att arkiveras från servern till din maskin.

Obs! Eftersom programvaran talar direkt till din e-postserver behöver den här arkivmaskinen inte ens vara din e-postmaskin, vilket är till hjälp för säkerhetskopiering på plats.

När det är klart kommer ditt mail att säkerhetskopieras och sökas med hjälp av Mailstore-programvaran.

Slutsats

Förhoppningsvis har det gett dig några idéer för att hjälpa dig att känna att dina e-postmeddelanden är en resurs och inte en skräphopp. Det är meningslöst att låta dem ligga om du inte kan komma till de du behöver, och e-postarkivering är verkligen ett steg i rätt riktning.

Om du har några tankar om e-postarkivering, vänligen meddela oss i kommentarerna nedan.

Bildkrediter: Yuri Samoilov