Microsoft Excel är en bra applikation för dig att hålla dina data organiserade och fungerar för dig, men alla dessa nummer kan ibland bli otrevliga när de sprids över alltför många kalkylblad. Lyckligtvis har du några inbyggda alternativ som gör det enkelt att kombinera Excel-kalkylblad i enstaka filer eller ens enkla sidor. Verktyget nedan är tillräckligt kraftfullt för att möta de flesta användarnas behov - men om du tycker att du försöker hantera hundratals kalkylblad kanske du vill undersöka makron eller Visual Basic.

Relaterat : Hur man använder pivottabell i Excel för att förbättra produktiviteten

Kopiera och klistra

Denna metod låter nästan skrattsam enkel, men avvisar inte det för snabbt. Om du bara behöver flytta data mellan några kalkylblad är det det snabbaste och enklaste sättet, men det är opraktiskt för stora jobb. Excel: s alternativ för kopiering-klistra kommer inte bara i en smak! När du kopierar dina data och klistrar in klickar du högerklick på där du vill klistra in och kolla in alternativen "Klistra in special". Här är några av de mest användbara:

Värden / Formler : Om du har en numerisk cell som beräknas med en formel kan du välja att antingen bara kopiera värdet eller du kan behålla formeln. Standardalternativet kopieringspasta i Excel håller formeln.

Transponera : Ändrar raderna till kolumnerna och kolumnerna till rader. Det här kan vara till stor hjälp om du till exempel har fått kalkylblad från personer med olika idéer om var etiketterna ska gå.

Klistra in länk : Det här är en praktisk funktion när du kombinerar data från flera källor. Detta kommer att länka den klistrade cellen till källcellen, om källan finns i samma arbetsbok eller någon annanstans. När källan är uppdaterad uppdateras också den klagda cellen, så om du vill kombinera data från kalkylblad till ett kontinuerligt uppdaterat mätsblad, kan du använda denna klistra funktion för att enkelt länka cellerna.

Använd funktionen "Flytta eller kopiera" för att kombinera arbetsböcker

Om du arbetar med mer än ett fåtal arbetsböcker / arbetsblad, blir kopieringslimning gammalt snabbt. Lyckligtvis har Excel en inbyggd funktion som flyttar kalkylblad mellan arbetsböcker.

1. Öppna arbetsboken du vill flytta ark till och arbetsböckerna du vill flytta ark från. Excel kräver att både källan och målboken är öppen för att flytta kalkylblad. Exemplet nedan visar dem båda på samma skärm med alternativet "Visa sida vid sida".

2. Högerklicka på ett av de ark som du vill flytta, och när menyn öppnas, klicka på "Flytta eller Kopiera" -knappen.

3. Menyn ska visa dig en rullgardinslista över alla öppna kalkylblad. Välj en för att vara din destination. Välj om du vill att ditt ark ska vara i början, slutet eller någonstans mitt i arbetsbokens färdiga arbetsblad. Glöm inte kryssrutan "Skapa en kopia"! Om du inte kontrollerar det kommer ditt ark att raderas från källkalkylboken.

4. Kontrollera din mål arbetsbok. Det rörda eller kopierade arbetsbladet ska visas med samma namn som i källboken, men kan ha ett (2) eller ett annat nummer efter det om det finns ett dubblett namn i destinationen.


Relaterade : Användbara Excel-tricks som kommer att imponera på din chef

Använd funktionen Konsolidera för att kombinera kalkylblad

Konsolideringsfunktionen är ett mycket flexibelt sätt att trycka flera kalkylblad i en. Det bästa med det är att det automatiskt identifierar och organiserar rad- och kolonnetiketter och sammanfogar identiska celler från olika ark.

1. Skapa en ny arbetsbok eller ett arbetsblad för din konsoliderade data, och öppna sedan kalkylbladet.

2. Öppna det nya kalkylbladet och gå till "Konsolidera" -knappen på fliken "Data".

3. Observera att det finns flera funktioner som anges här. Varje funktion kombinerar celler med samma etiketter på olika sätt - summa, medelvärde, hålla minimum / maxvärde etc.

4. Lådorna under funktionerna frågar dig var de ska hitta dina etiketter. Om du har etiketter i din översta rad eller vänstra kolumnen, markera de lämpliga rutorna. Annars kommer dina kalkylblad bara att masha sig ihop som en kopia-klistra in.

5. Fönstret "Skapa länkar till källdata" kommer att ha cellerna i referensdatabasreferensen i källkalkylarket så att data uppdateras automatiskt.

6. När du trycker på "Bläddra" -knappen öppnas din filutforskare. Markera kalkylbladet du vill konsolidera.

7. Klicka på "Referens" -knappen och öppna kalkylbladet du just har valt. Här kan du markera de data du vill slå samman.

8. Håll Enter-tangenten och sedan "Add" -knappen. Detta bör sätta de valda uppgifterna i en sammanfogningslista.

9. Upprepa ovanstående steg för så många arbetsblad / arbetsböcker som du vill kombinera.

10. Klicka på "OK" för att kombinera de valda dataen i ditt nya kalkylblad och kontrollera att det fungerade korrekt.

Slutsats

Dessa metoder kombinerar ett användarvänligt gränssnitt med en anständig mängd kraft. Det finns inte många jobb att dessa tre verktyg, i någon kombination, inte kommer att kunna hantera, och de kräver inte några experiment med VB-kod eller makron. Som med alla saker i Excel hjälper det dock ganska mycket om dina data är välorganiserad innan du börjar. Namnge dina arbetsböcker och arbetsblad logiskt, kontrollera att dina rader och kolumner läggs ut som du vill och se till att din referenser line up!

Bildkredit: Bärbar dator på skrivbordet och grafanalys av kalkylblad från DepositPhotos