Många internetanvändare har vänt sig till webbaserat e-post och använder det som sin primära metod för elektronisk kommunikation. Vissa företag har även antagit lösningar för "cloud computing", där deras e-postleverans och återhämtning hanteras av ett externt företag. Det finns dock många orsaker till att en användare fortfarande kan föredra en traditionell e-postklient. På grund av detta erbjuder även de ovannämnda webbaserade e-posttjänsterna fortfarande POP3 och / eller IMAP-tjänster.

KMail, KDEs e-postklient, är ett robust och fortfarande mycket populärt val för dem som fortfarande föredrar att ha sina e-postmeddelanden på skrivbordet, även när de är offline. Det ingår i Kontact PIM (Personal Information Management) och erbjuder många användbara och unika funktioner. Bland dessa funktioner är möjligheten att skapa avancerade e-postmallar.

Företag och organisationer i synnerhet kommer att finna denna funktion fördelaktig. Antag exempelvis att ditt företag får online order, och du måste skicka anpassade svar till varje kund. De flesta e-postmeddelanden som du skickar kommer att innehålla identisk information, men namnet och annan kontaktinformation måste vara annorlunda. Med KMail kan du skapa sådana mallar och till och med programmet KMail att använda dem i vissa situationer.

För att börja skapa en mall gör du följande:

1. Klicka på " Inställningar " i menyn.

2. Klicka på " Konfigurera KMail "

3. Klicka på " Kompositör " -knappen

4. Överst, klicka på fliken " Anpassade mallar " (Du kan även redigera aktuella mallar på fliken Standardmallar)

5. Till vänster finns en textruta. Skriv namnet på din mall och klicka på plus-knappen för att skapa den

6. Nedan till höger, där det står " Mall typ ", välj den typ du behöver. Om det kommer att bli nya meddelanden, lämna det på "Universal"

7. I botten klickar du på " Infoga kommando "

En meny visas med flera alternativ: Original Meddelande, Aktuellt Meddelande, Process med Externa Program och Diverse. För det här exemplet skapar du ett svarmeddelande.

8. Välj " Tid " i menyn "Aktuell meddelande" och tryck på Enter två gånger

9. Välj " Dagens vecka " från "Aktuellt meddelande" och välj sedan "Datum"

10. Hoppa sedan över ett par rader och skriv ordet " Kära " följt av ett mellanslag

11. Gå tillbaka till menyn "Original meddelande" och klicka på " Till fältnamn "

12. Skriv "Våra poster visar att du kontaktade vår försäljningsavdelning", skriv ett mellanslag och välj sedan "Date" från "Original Message" -menyn.

13. Hoppa över flera rader, och i menyn "Aktuellt meddelande", ange ett avslutande meddelande följt av din signatur

14. Släpp äntligen några få rader och skriv " % QUOTE "

Den slutliga svarmallen ser ut så här:

Klockan 00:00
Söndag 03 januari 2010

Kära So-and-So,

Våra uppgifter visar att du kontaktade vår försäljningsavdelning på söndag den 3 januari 2010.

Kroppen i ditt meddelande

Din stängning och signatur

Citat original meddelande

Detta är en grundläggande mall för att ge dig en uppfattning om den flexibilitet du har med den. Du kan skapa flera mallar för olika situationer och mottagare. När du får ett e-postmeddelande som kräver ett svar med en av de mallar du skapade:

1. Högerklicka på meddelandet

2. Välj "Svara"

3. Flytta ner till "Svara med anpassad mall"

4. Välj din mall

På samma sätt, om du skapar ett nytt meddelande:

1. Klicka på "File" i toppmenyn

2. Välj "Ny"

3. Välj "Meddelande från mall"

4. Klicka på din mall.

Som jag nämnde tidigare kan du använda vissa mallar till vissa e-postmottagare. Det enklaste sättet att göra detta är att skapa en mapp för mottagarna av en viss mall och skapa ett filter som automatiskt flyttar ett meddelande till eller från ett visst e-postmeddelande till den mappen (Vi lär oss hur du gör ett filter nästa vecka). Slutligen gör följande:

1. Högerklicka på den nya mappen

2. Klicka på "Egenskaper"

3. Klicka på fliken "Mallar"

4. Markera "Använd anpassade meddelandemallar i den här mappen"

5. Ändra de angivna mallarna eller kopiera och klistra in de anpassade mallarna du gjorde tidigare.

När du har skapat dina mallar använder du bara några få klick. Du kan också gå tillbaka och tweak dem när du behöver något ändrat. Med anpassade mallar, oavsett verksamhet eller e-post aktiviteter du utförde som en gång verkade mödosamma kommer nu att löpa smidigt och snabbt.