I en tidigare artikel utforskade vi hur du kan behålla dina uppgifter och andra aktiviteter som är organiserade med Zanshin. Men vad händer om du jobbar med ett lag? Hur håller du reda på vem som gör vad, och när? Du kan använda e-post (vilket blir otrevligt), ett Google Doc av något slag (vilket är bättre men ändå långt ifrån elegant) eller ansikte mot ansikte (antingen i den sanna meningen att du sitter vid ett möte eller via nya verktyg som IM eller Google Hangouts). Medan alla dessa metoder har sin tid och plats, är ett bra sätt att hålla reda på framstegen på ett projekt ett system som är utformat för den uppgiften. Collabtive är en webbapplikation som innehåller vad de flesta projektgrupper behöver, och är enkelt för alla att använda.

Installation och lansering

Eftersom Collabtive är en MySQL och PHP-baserad applikation, måste vi installera på en LAMP-server. Nedladdningen av programmet innehåller en "readme" -fil för installation på en typisk webbhotell - du kan också lägga till den i en befintlig Bitnami-stack som du har som beskrivits här för att testa den först.

Du måste starta installationen genom att gå till "http: // localhost: [port] /path/to/collabtive/files/install.php". Den första installationsskärmen ber om några enkla detaljer, inklusive det språk som du vill att gränssnittet ska vara med, en del information om saknade programkomponenter (om sådana finns) och referensuppgifterna för databasen du skapade för Collabtive, som visas nedan.

Nästa skärm uppmanar dig att skapa en ny användare.

Det är allt! Ditt nya projekthanteringssystem är installerat.

Användande

Logga in i din nya Collabtive-installation kommer att landa dig på skrivbordet, som visar en sammanfattning av de projekt du jobbar med och dina arbetsuppgifter inom dessa projekt. Det finns inget nu, så låt oss gå om att skapa lite.

Klicka på fliken "Projekt".

Klicka sedan på "Lägg till projekt". Nästa skärm ger dig möjlighet att lägga till en titel för projektet, en beskrivning, ett totalförfallodatum, en budget och ange vilka lagmedlemmar som ska delta i det.

Nästa skärm ger dig möjlighet att lägga till en titel för projektet, en beskrivning, ett totalförfallodatum, en budget och ange vilka lagmedlemmar som ska delta i det.

När du har skapat ett projekt visas det som ett objekt på fliken "Projekt".

Det första steget i ditt projekt (även innan du skapar det här i Collabtive) borde vara att identifiera alla saker som måste hända innan projektet anses vara klart. I Collabtive kan du använda dessa saker för att skapa Aktivitetslistor. Klicka på "Aktivitetslistor" fliken inom projektet, sedan "+" knappen för att lägga till en. Du måste ge det ett namn och en beskrivning. Oroa dig inte för nedgången "Milestone", vi kommer att ta itu med det senare, men tänk på att det kommer att vara användbart att separera projektet i faser, var och en med egen tillhörande arbetslista och milstolpe. Vi skapar ett enkelt projekt, så låt oss bara göra den här listan "Alla uppdrag".

När listan har skapats kan du lägga till uppgifter till den genom att klicka på knappen "+" eller "Lägg till uppgift" i en uppgiftslista.

Ge uppgiften en titel, en beskrivning, förfallodatum och tilldela en teammedlem, och du är igång och hanterar dina projekt. Men eftersom Collabtive är mest värdefull när du arbetar i en lagmiljö, låt oss sätta upp några av dina kollegor för att använda den. I övre högra hörnet av webbläsarfönstret hittar du fyra ikoner. Håll muspekaren över skiftnyckeln (som är "Administration"), och du får se ytterligare tre. Klicka på den mellersta ("Användaradministration"), klicka sedan på knappen "+" eller "Lägg till användare" i avsnittet "Användaradministration" längst upp. Du måste ge den nya användaren ett namn, lösenord och roll (för kollegor, du kommer förmodligen vilja använda rollen "User") - de andra fälten är valfria.

Med dessa funktioner kan du använda Collabtive för att vara ett effektivt sätt för lagkamrater att hålla fart på hur projekten utvecklas.