Om du organiserar en stor mängd data är kalkylblad ett bra sätt att hålla reda på det. De är lätta att redigera, kan säkerhetskopieras och ha automatiska funktioner som gör att fysiska räknare ska skämma! Ibland behöver du mer än bara ett bord; du behöver dina data för att svara på viktiga frågor du kan ha om det. Det här är en pivottabell i Excel som spelas in.

Vad är "pivottabeller?"

Tyvärr avslöjar namnet inte ens hur användbara pivottabeller är! Så vad är pivottabeller, och varför är de användbara?

Ett pivottabell i Excel är en separat instans av ett bord som du redan har ställt in. Tanken bakom pivottabeller är att du kan välja hur data visas utan att röra huvudtabellen. Du kan sortera, räkna upp totals och kolla högsta belopp i den här separata instansen utan att behöva röra med de faktiska data. Det här är ett mycket användbart verktyg för att analysera data i flygningen.

Relaterade : Användbara Excel-tricks som kommer att imponera på din chef

Ställa in ett pivottabell

För det här exemplet, låt oss ta en titt på några data från en pizzaleveransservice. Den här lilla kedjan har tre utgivare: Bob, Gregory och Sally. Tabellen registrerar varje gång de levererar, hur mycket leveransen var och hur många varor som var i varje leverans. Det listar också vilken av de tre närliggande städerna leveransen gjordes till: Alderfield, Basthead och Carringtown.

Det här är en väldigt enkel tabell, men ändå svarar på frågor som " Vilken leverant levererade de flesta artiklarna? "Och" Vilken stad betalade mest pengar? "Är lite knepigt att svara bara genom att titta på det. I stället för att räkna på fingrar eller redigera bordet kan vi använda ett pivottabell här för att ta reda på informationen.

För att skapa ett pivottabell i Excel markerar vi först hela bordet, och sedan går vi till "Infoga" och klickar på "Pivot Table".

Ett fönster visas. I grund och botten frågar allt detta om ett dataval (som vi redan har satt) och var vi skulle vilja ha bordet. För det här exemplet ska vi göra bordet i ett nytt ark för att skilja det från huvudbordet.

Använd pivottabellen

Grundläggande tabell

Nu har vi vårt bord redo att gå i ett nytt ark, men det gör inget särskilt spännande!

Om vi ​​klickar på själva bordet kommer vissa alternativ att visas. Här kan vi anpassa och experimentera med datafälten så att vi bättre kan analysera de data vi har.

Låt oss först och främst ge det här svängbordet en mycket enkel fråga: "Vem har levererat de flesta artiklarna?" För att kunna svara på detta behöver vi bara två bitar av data: Leverantörens namn och antal varor som de levererade. Så, i sidofältet på pivottabellen väljer vi både "Leveransnamn" och "Levererade varor".

Om vi ​​tittar på bordet igen kan vi se att det har snyggt sorterat sig i ett bord baserat på våra inmatningar. Vi kan se från att Sandy hade den svåraste tiden att få sina leveranser färdiga!

Avancerat bord

Du har kanske märkt att längst ner på pivottabellen finns alternativen fyra rutor: filter, kolumner, rader och värden. Här kan vi anpassa var och en fält visas i tabellen. För nu ska vi titta på varje rutorfält som "filter" har skapat. När vi klickade på knapparna ovan sätter Excel "Leveransnamn" i rutrutan och "Levererade varor" i rutan Värden. Detta skapade då bordet vi såg ovan.

Vi kan manuellt anpassa vardera värdet genom att klicka och dra dem till motsvarande fält. Låt oss till exempel svara på frågan " Hur mycket betalade varje stad kollektivt för sina leveranser, och vem fick den högsta lön? ”

Vi behöver tre bitar av data för detta: namnen, städerna och kostnaden. Vi kan ställa in den här tabellen genom att aktivera namnfältet och dra det till rutan rader, aktivera stadsfältet och dra det till rutan kolumner, aktivera betalningsfältet och dra det till rutan med värden.

När vi tittar på bordet ser vi följande.

Från detta kan vi lätt se att den stora spenderaren var Basthead, och den stora tjänaren var Sandy. Vi kan också se att vi har gjort totalt 334 kronor från alla leveranser.

Relaterat : 9 Tillägg för Excel för att göra kalkylblad enklare

Avancerat bord med filter

Låt oss nu försöka använda ett filter. Filter ger oss möjlighet att välja vilken data tabellen presenterar, baserat på variabeln som vi ställt in i filterkategorin. Låt oss sätta upp det så att vi har en uppdelning av data mellan städerna. Vi lägger namnen i raderna, betalningen och artiklarna som levereras till värden och städer i filterrutan.

Nu tillåter bordet oss att filtrera data för varje stad, så vi kan se de finare detaljerna om hur varje stad gör.

Skräddarsydda tabeller

När du vill ställa frågor om dina data behöver du inte manuellt sätta igenom allt! Pivottabeller gör det lättare att analysera dina kalkylblad och kan anpassas i flygningen för att få viktig information från dina data.

Tror du att pivottabeller hjälper din produktivitet? Låt oss veta nedan!