När vi flyttar in i en ålder av molnlagring, det finns många fördelar och nackdelar som följer med det. Att få tillgång till dina filer och dokument var du än är i världen är en mycket trevlig funktion, men vad händer om du inte kan komma åt Internet? Plötsligt är alla de bekvämt lagrade filerna utom räckhåll! Som ett resultat har vissa molnlagringsföretag utvecklat metoder för att få tillgång till en cachad version av ditt moln offline. Detta inkluderar Google, som har satt upp sin molntjänst så att du kan använda Google Dokument offline.

Innan vi går in i hur man gör det, finns det några saker du behöver notera. För det första, eftersom det installerar en Chrome-förlängning för att aktivera offlinefunktionerna, kan det inte göras i någon annan webbläsare än Chrome. För det andra kommer alla dina dokument i Docs, Sheets, Slides och Drawings att vara tillgängliga offline, men dina uppladdade filer i din Drive kommer inte att vara. För det tredje måste du vara online för att ställa in dessa alternativ, så du måste göra detta innan du vill använda Google Docs offline. Om dessa begränsningar är för stora kan du kolla alternativet "Alternativalternativ" nedan för att se andra tillgängliga metoder.

Åtkomst till Google Dokument offline

Om du vill använda Google Dokument offline måste du komma åt inställningarna för Google Drive i Chrome. Du kan göra det genom att gå till Google Drive och klicka på tappen längst upp till höger och sedan på Inställningar. Du kan också komma åt det genom att klicka på den här länken om du redan är inloggad på Google.

Ett nytt fönster kommer att visas. I det här fönstret hittar du alternativet Offline och markerar rutan. Du kan se med hjälptexten att detta är när den tidigare nämnda tillägget läggs till.

Chrome kommer att varna dig om att utvidgningen begär att installeras. Klicka på knappen "Lägg till förlängning" för att slutföra processen.

Synkronisera specifika filer

Nu när du går offline och försöker öppna Google Dokument, laddar den istället en speciell offlineversion. Den här versionen kommer att använda de filer som synkroniserades för offline användning. Medan du säkert kommer att hitta de flesta av dina filer synkroniserades, kan vissa ha "glömt nätet." Det betyder att du hittar några filer fortfarande inte tillgängliga, trots att du aktiverade offlineåtkomst.

Om det finns en specifik fil som du vill se är tillgänglig offline, kan du tvinga det att synkronisera. Samma metod fungerar för Docs, Sheets, Slides och Drawings, så oroa dig inte om vilken typ av fil du vill synkronisera!

1. Hitta den fil du vill komma åt offline. Klicka på de tre prickarna i närheten av filnamnet, och vrid sedan knappen "Tillgänglig online" till På. Omkopplaren glider åt höger och blinkar för att visa att den är påslagen.

2. Efter en kort tidsperiod visas en liten ikon för ett fält över en rad i din fil. Det betyder att det nu är garanterat att det är tillgängligt när du är offline. För att se till att du kan komma åt den offline, koppla från Internet, använd Google Docs offline och försök öppna filen. Om du kan, synkroniseras filen.

Alternativa alternativ

Om du inte använder Chrome, vill använda Google Drive-filer offline eller verkligen inte gillar idén att installera en förlängning bara för offlineåtkomst, oroa dig inte! Det finns fortfarande sätt att komma till dina filer offline.

Alternativet Google Drive för PC

Det här alternativet kräver att du installerar Google Drive för PC. Om du någonsin använt mjukvara som Dropbox för skrivbord, så är det väldigt lika. Den kommer att skapa en särskild Google Drive-mapp på din dator och synkronisera sedan filerna från Google Drive till den. Det betyder att när du redigerar en fil i den mappen synkroniserar den automatiskt den till Google Drive och vice versa. På grund av att filerna sparas som hårddiskar på hårddisken betyder det också att du har tillgång till dina filer om du ska gå offline. Öppna bara mappen Google Drives på hårddisken och öppna filen du vill använda.

Tyvärr kommer de inte att synkronisera filer som skapats i Google Dokument, Slides, Sheets och Drawings till hårddisken, medan de inte öppnas korrekt medan offline, om du inte konfigurerar synkroniseringen enligt stegen ovan. Om du vill använda dessa filtyper är det bäst att ladda ner dem som exemplar innan du går offline.

Hämtningsalternativet

Om du vill komma åt Google Doc-filer offline kan du ladda ner en hårddisk till din dator. Då kan du öppna dem i din favorit kontorspaket, precis som en vanlig fil. För att göra detta, högerklicka på någon fil i din Google Drive och klicka på Hämta. Detta hämtar en fysisk kopia till hårddisken i ett filformat som stöder Microsoft Office.

Du kan även CTRL-klicka på flera filer för att ladda ner dem, och Google kommer automatiskt att kombinera dem till en .zip-fil för dig.

Om du behöver en fil i ett icke-Microsoft Office-format, öppna filen du vill spara. Klicka på File, Download As och sedan det filformat du vill ha.

Underhålla enheten

Med molnbaserat lagringsutrymme blir populärt och bekvämt, ibland hittar du dig själv utan att ansluta eller komma åt dina filer. Med lösningarna ovan kan du nu använda Google Docs offline om förhållandet kommer fram.

Har du någonsin hindrats när du inte kunde komma åt filer i molnet? Användar du moln, eller gör traditionella medier som USB-enheter jobbet för dig? Låt oss veta nedan i kommentarerna.