I den digitala tidsåldern omvandlas nästan allt till papperslösa transaktioner. Resedokument, kontoutdrag och till och med räkningar kan nu skickas ut i digital form, oftast via e-post. Signering av dokument är inget undantag, och det finns ett antal praktiska webb- och mobilappar som gör att en användare enkelt kan digitalisera sina signaturer och bifoga den till dokumentet.

HelloSign är ett bra exempel. Det låter dig skriva ett dokument som skickas till din Gmail-adress och signera det därifrån, utan att behöva installera ytterligare programvara. Det leder inte ens till dig till en annan webbplats eller app. Det är integrerat med Gmail, och det fungerar sömlöst i Gmail-gränssnittet.

HelloSign for Gmail är en Chrome-förlängning som du kan ladda ner från webbshopen. Efter installationen kommer du att märka ett annat alternativ bredvid en bilaga som säger "Sign", förutom de vanliga som är "Visa" och "Hämta".

Obs! Firefox-användare kan hitta förlängningen här.

HelloSign kan öppna de flesta dokumentfiler, inklusive PDF, MS Word och MS Excel.

För att signera ett bifogat dokument, klicka helt enkelt på "Sign" -knappen. Detta bör hämta HelloSign popup-fönstret och det tar några sekunder att öppna och ladda dokumentet.

När dokumentet laddas får du sedan HelloSign-gränssnittet, med fyra knappar ovanpå. Dessa knappar anger vilken information du vill lägga till i dokumentet. Förutom signatur eller initialer kan du också lägga till en kryssruta, datumet undertecknat och en textruta.

Dra i rutan Signatur eller initialer till var du vill infoga din signatur på dokumentet. Detta kommer att ge upp ett annat fönster där du kan välja hur du lägger till din signatur.

Om det här är första gången du använder appen är det bästa valet att "Rita in", där du kan använda musen för att rita din signatur.

Om du vill använda dina initialer, kan du välja "Skriv in signatur" istället.

Om du har en bildfil av din signatur eller har tagit den med din smarta telefon, finns det ytterligare alternativ för dessa fall. Välj bara "Lägg till bildfil" eller "Smartphone" från menypanelen.

I skärmdumpen nedan valde jag att rita min signatur med musen.

När du är klar kan du antingen välja "Insert" eller "Save & Insert Signature". Jag fann att det andra alternativet är väldigt bekvämt om du vill använda samma signatur i alla framtida dokument, för att spara tid.

Signaturen ska nu visas i det angivna området i dokumentet, och du kan dra i rutan för att placera om eller dra det nedre högra hörnet för att ändra storlek.

Du kan nu klicka på "Spara och bifoga till e-post" som finns längst upp till höger och dokumentet ska nu vara klart för att skickas tillbaka tillsammans med ditt svar.

HelloSign for Gmail är ett genialt verktyg för att signera dokument direkt från Gmail-gränssnittet. Det är briljant för personer som inte har tillgång till en skrivare utan måste skriva ett dokument direkt. Med det här verktyget sparar en användare tid, energi och resurser när man signerar och skickar viktiga dokument som också är mycket brådskande.

Bildkredit: Affärsman sitter vid skrivbordet undertecknande av kontrakt med lågt fokus på signatur. av BigStockPhoto