Ett av problemen med e-postbilagor och med en webbläsarbaserad e-postklient är hur lång tid det tar att ladda upp alla bilagor. Om du använder en långsam internetuppkoppling vet du hur frustrerande det kan vara att ladda upp flera bifogade filer till ett nytt e-postmeddelande. Ibland kan anslutningarna misslyckas i mitten och du måste starta processen om igen.

Överföring av flera filer samtidigt kan också frysa webbläsaren. Till exempel: Om du använder Firefox och försöker ladda upp några PDF-dokument med hög filstorlek, finns det risk att Firefox slutar svara. I sådana situationer blir det svårt att rädda utkastet som dödar din dyrbara tid

Ett annat problem med bilagor är när du vill hitta dem senare. Om du skickar och tar emot dussintals e-postmeddelanden varje dag, kanske du inte kommer ihåg det datum och det aktuella meddelandetråden i den uppladdade bilagan. I sådana situationer måste du söka efter filen i din dator eller be en av mottagarna att vidarebefordra bilagan.

Vad händer om vi kan använda ett skrivbordsverktyg för att ladda upp bilagor till vårt Gmail-konto? Vad händer om vi kan lagra en online kopia av alla bilagor till en filleverantör gratis? I denna handledning lär vi oss att automatiskt arkivera alla bilagor till en gratis filhotellleverantör (med Drop.io)

Ladda upp bilagor till Gmail från skrivbordet

Först måste du hämta Affixa-skrivbordsklienten. Affixa låter dig ladda upp bilagor till ditt e-postmeddelande med Drop.io, en populär filhotell, du kan också använda Affixa för att lägga till bilagorna till ditt skrivbord, e-postklient, t.ex. Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra etc.

När du har laddat ner Affixa, installera det och kör programmet. Klicka på "Lägg till" -knappen för att lägga till ditt Gmail eller Yahoo-e-postkonto, som visas nedan

I kontoinställningarna kan du välja "Google Apps" eller "Gmail från rullgardinsmenyn" Användarnamn ". Ange ditt kontouppgifter och klicka på "Test"

Affixa kommer att bekräfta om användarnamnet och lösenordet är korrekt och visa ett meddelande som visas nedan:

Byt nu till fliken "alternativ" och välj "Ladda Affixa vid uppstart" och "Ladda Affixa när jag klickar på en e-postadress". Detta aktiverar automatiskt programmet när du vill lägga till bilagorna och behöver inte köra programmet manuellt.

Därefter bläddrar du till fliken "Filhantering" och väljer bilagans regler. Om du alltid vill använda Drop.io-tjänsten för att vara värd för dina bifogade filer, markera kryssrutan "Använd filhanteraren automatiskt" och välj igen kryssrutan "Använd alltid filhantering för mina bilagor"

Klicka nu på "Preferences" och välj ett lösenord för Drop. En Drop är ingenting annat än en plats där din bilaga kommer att laddas upp (se exempel).

Ange ett lösenord säkerställer att endast valda personer kan se din bilaga och det är inte offentligt. Du kan enkelt skicka lösenordet till din skapade "Drop" till mottagarna i e-postmeddelandet.

Välj ett intervall för drop-downen som ska vara aktiv från valperioden. Utgångsintervallet kan ställas in från 1 dag till 1 år. Du kan också välja andra alternativ som inkluderar om andra användare kan skicka en kommentar till bilagan eller om de kan lägga till nya filer i den släpp som skapats av dig.

Inställningsdelen är över, nu för att ladda upp en bilaga, helt enkelt högerklicka på en fil och välj Skicka till -> Mail mottagare

Du kan också manuellt starta Affixa-programmet och dra och släppa för att lägga till e-post till Drop.io Basket. När alla filer läggs till, klickar du bara på "Email" och Affixa laddar upp dessa filer till Drop.io och lägger till dem som bilagor till ett nytt Gmail-meddelande. Följande meddelande visas när alla filer har laddats upp:

Öppna nu din Gmail-inkorg från webbläsaren, gå till mappen Utkast och du kommer att se ett nytt meddelande med filen bifogad det meddelandet, som visas nedan:

Skicka nu e-postmeddelandet till den du vill ha. När e-postmeddelandet skickats kommer du omedelbart att få en anmälan från Drop.io-tjänsten, som visas nedan:

Dina mottagare kan sedan ladda ner bilagan med administratörslösenordet eller de kan också prenumerera på RSS-flödet i bilagan. Det här är mycket användbart, eftersom du inte behöver skapa ett nytt e-postmeddelande när du vill uppdatera den särskilda meddelandegruppen och lägga till nya bifogade filer. Du kan helt enkelt ladda upp de nya filerna på Drop.io-sidan och dina prenumererade mottagare kommer att få ett meddelande i inkorgen. Bra!

I den fria versionen av Affixa kan du bara använda ett enda konto, du kan köpa den kommersiella versionen om du vill ha avancerade alternativ som stöder flera konton.

Använder du någon tjänst för att arkivera dina bifogade bilagor? Vänligen dela dina idéer i kommentarfältet.