Vid möten finns vanligtvis många talare som har olika dagordningar att täcka. Det är lätt att bli uttråkad i möten och förlora några av de saker som sägs. Även om detta är bra för regelbundna mötesdeltagare, är det ett stort problem för personer som är ansvariga för att registrera mötesminuterna. De måste ägna stor uppmärksamhet åt allt som nämns i mötet. Men det här är inte den svåraste delen av inspelningen av mötesminuterna. Den svåraste delen är att sortera protokollet i lämpliga kategorier och skicka dem till dina chefer.

Den senare delen är det som förbrukar mest tid. Att sätta allt i rätt format för att bli mailad med dina överordnade kan konsumera en överraskande stor tid. Men den tiden kan minskas drastiskt om du använder en webbtjänst som heter "MinuteIO".

Introduktion

MinutesIO är en underbar och gratis webbtjänst som hjälper sina användare att registrera mötesminuter. Webbplatsen är utformad så att du kan bära din bärbara dator direkt i mötet och börja spela in minuter. Utan att du behöver registrera dig för nya konton kan du med MinutesIO börja skriva in ett mötes detaljer, spela in minuter, ange kategorier, förfallodagar och ämnen. När mötet är avslutat kan dina inspelade minuter delas med dina överordnade via e-post. Hela processen är extremt snabb och effektiv.

Användande

När du besöker MinutesIO klickar du bara på den stora gröna knappen för att komma igång. Webbplatsen frågar dig inte skapa några nya konton - den lagrar information lokalt i din webbläsare; Detta förklarar för verktygets snabba respons.

Genom att klicka på knappen öppnas ett nytt gränssnitt för inspelning av mötesminuter. Du kan börja spela in detaljerna i mötet - titel, plats, tid, projekt etc. - genom att klicka på texten som visas på webbsidan.

Du kan ändra texten på mötesidan enligt dina krav och passa ditt möte. Förutom att du anger ditt företags namn och mötesplatsen kan du ange din e-postadress, e-postadresserna till deltagarna eller andra personer som du senare kommer att dela protokollet med. Du kan också valfritt lägga till en beskrivning för mötet.

Området som låter dig spela in minuter fungerar på ett liknande sätt: du klickar på text och skriver för att redigera den. För varje minut kan du lägga till ett ämne i den vänstra rutan, välj sedan typen av minut, lägga till en notering för den, välj vilken den sa vid mötet och välj eventuellt ett förfallodatum för uppgifter som ska fyllas i senare .

När du är klar med mötet och vill avsluta protokollet kan du klicka på markeringen (ü) som visas till vänster.

Därefter avslutas dina minuter och du kan se delning, utskrift och redigeringsrutor på samma plats som du hittade markeringen.

Med sändningsknappen kan du dela mötesminuterna med vem du vill dela dem med via e-post. Innan du skickar e-postmeddelandet visas din förhandsgranskning.

Du kan modifiera mottagarna av e-posten såväl som kroppen. I kroppen hittar du att dina mötesminuter faktiskt publiceras på en hemlig webbadress. Du kan kopiera webbadressen härifrån och direkt dela den med vänner för att låta dem se protokollen utan att skicka dem ett mail. För att återvända till ditt protokoll när som helst kan du återkomma MinuteIO och klicka på den övre knappen i den vänstra rutan för att visa din instrumentpanel. Här kan du se dina inspelade minuter, redigera dem och dela dem.

Slutsats

MinutesIO är ett ovärderligt verktyg för alla som vill spela in protokoll av möten. Genom att erbjuda sina användare ett intuitivt gränssnitt för att spela in minuter utan att behöva anmäla sig till någonting, presenterar sidan oöverträffad bekvämlighet. För alla sekreterare eller personer vars uppgift är att registrera mötesuppgifter är MinutesIO ett måste-bokmärkeswebbplats.

Kolla in MinutesIO @ http://minutes.io/