När du skapar ditt Word-dokument, kan vissa av dig vill säkra det och förhindra att andra ser eller ändrar det. Det finns några säkerhetsfunktioner i Microsoft Word 2013 som låter dig skydda och skydda dina dokument. Låt oss kolla upp det.

1. Gör dina dokument skrivskyddade

Microsoft Word 2013 tillåter användaren att göra dokument skrivskyddade så att ingen annan kommer att kunna redigera dokumentet. Detta liknar mycket att konvertera dokumentet till PDF-format så att det blir den slutliga kopian utan redigerbart innehåll. Denna funktion kallas markering av dokumentet som slutligt. Följ stegen nedan för att markera dokumentet som slutligt och gör det skrivskyddat.

1. Gå till Arkiv -> Info

2. Klicka på nedrullningsknappen "Skydda dokument".

3. Välj "Markera som sista"

4. Word kommer att be om en bekräftelse som anger att dokumentet kommer att markeras som slutligt och sedan sparas. Du måste trycka på OK-knappen.

5. Du får en informationsruta som anger följande:

Detta dokument har markerats som slutligt för att ange att redigeringen är klar och att detta är den slutliga versionen av dokumentet. När ett dokument markeras som slutligt, är statusegenskapen inställd på "Final" och skrivning, redigeringskommandon och korrekturmärken är avstängda. Du kan känna igen att ett dokument har markerats som Final när ikonen Markera som slutlig visas i statusfältet.

Du kan redigera dokumentet igen genom att klicka på "Edit Anyway" -knappen som visas med en gul remsa längst upp.

2. Lösenordsskydda dina dokument

Lösenordsskydd har funnits sedan Word 2007. I Word 2013 kan du lösenordsskydda dina dokument med stegen nedan:

1. Gå till Arkiv -> Info

2. Klicka på nedrullningsknappen "Skydda dokument"

3. Kryptera med lösenord

4. Ett nytt dialogfönster öppnas och frågar om du vill ange krypteringslösenordet. Ange lösenordet och tryck på OK.

5. Du måste ange lösenordet igen och trycka på OK igen.

När du vill öppna dokumentet igen frågar Word dig om lösenordet.

Observera att om du glömmer krypteringslösenordet, ger Microsoft Word inget sätt att återställa dokumentet. Du kommer förmodligen att behöva använda tredjeparts lösenordsverktyg som är antingen dyra eller inte alltid fungerar.

3. Skapa formulär i Word med redigerbara fält

Det finns tillfällen när du vill lägga till en blankett i ditt dokument. Med Word 2013 kan du skapa formulär med redigerbara fält. Du måste aktivera fliken Developer Ribbon som kan utföras genom att följa stegen nedan:

1. Gå till Arkiv -> Alternativ -> Anpassa band.

2. Markera kryssrutan "Utvecklare" som är avmarkerad som standard. Du kommer att se en ny flik som är märkt Utvecklare på Word 2013-bandet.

Efter att du har skapat formuläret kan du följa stegen nedan för att bara göra formulärfälten aktiva för redigering. All annan text kan inte redigeras.

1. Öppna dokumentet med formulärfälten

2. Gå till Arkiv -> Info

3. Klicka på rullgardinsmenyn Skydda dokument och välj Begränsa redigering

4. Detta öppnar ett sidofält med olika alternativ. Du måste välja "Fylla i formulär" i Redigeringsrestriktioner. Markera även kryssrutan "Tillåt bara denna typ av redigering i dokumentet"

5. Klicka på "Yes, Start Enforcing Protection" knappen under "3. Starta verkställighet ".

6. Du kommer att bli ombedd att lösenordsskydda dokumentet. Du kan ange lösenordet två gånger för att göra det.

Du kan ge detta dokument med formuläret till alla som kommer att kunna skriva in formulärfälten och spara dokumentet. Inget annat kommer att redigeras. För att göra det redigerbart igen måste du ange lösenordet som du skapade när du begränsade dokumentet.

Slutsats

Medan det finns gott om kontorspaket runt, är ingen av dem lika funktioner som Microsoft Word. Med de säkerhetsfunktioner som nämns ovan kommer du att kunna skapa och skydda dina dokument med liten ansträngning. Jag föredrar alltid att använda Microsoft Word för att skriva och säkra mina dokument. Hur är det med dig? Vilka Microsoft Word-säkerhetsfunktioner gillar du och använder mest?