Många kommuner och företag både stora och små migrerar till Google för e-post och dokumenthantering. Det finns många fördelar och nackdelar för att migrera till molnet. Det som ingen verkar verkligen prata om är den ansträngning som krävs för att flytta alla dokument.

Upptagen Docs är en tjänst som gör flytten lättare. Om du tillåter dig att redigera dokument lokalt och ha synkronisering med ditt molnlagring, kommer det att hjälpa dig att göra det lättare och ändå tillåta dig att redigera och hämta lokala kopior.

Var ska man börja

När du har laddat upp upptagna dokument och kör installationsprogrammet kommer du att bli ombedd att välja det Google eller Google Apps-konto du vill synkronisera med. Du måste vara inloggad på ditt Google-konto för att få det att visas här. När du har beviljat åtkomst kan du börja synkronisera.

Initial synkronisering

Den inledande synkroniseringen kan ta ett tag om du har ett enormt antal dokument att ladda upp. Jag har valt en mapp med ett litet antal dokument för denna demonstration.

Om du lagrar alla dina dokument i mappen "Mina dokument" kan du helt enkelt välja den mappen som ska synkroniseras. Det går igenom din mapp och katalogiserar alla dokument.

Upptagna Docs är inte direkt synkroniserad med Google Docs. Dina dokument synkroniseras med de upptagna Docs-servrarna. Om du har ett dokument i mappen Mina dokument och vill att ändringar ska lagras i ditt Google Docs-utrymme måste du dra filen i avsnittet Google Dokument i sidofältet. Från och med den här tiden borde den synkronisera med skrivbordsversionen.

Sök efter dokument

Det här är en del av vad som gör Upptagen Docs så bra. Att leta efter och enkelt hitta ett dokument över både Google Dokument, hårddisk och ditt lokala nätverk. Webbprogrammets layout är verkligen lätt att använda. Allt du behöver är lätt att se på alla skärmar.

Du har en sökfält högst upp på skärmen. Alla dina mappar är tillgängliga i den vänstra sidofältet.

Dra och släpp användarvänligheten

Alla dina dokument på upptagna dokument kan flyttas genom att dra och släppa den där du vill ha den. Om du vill att ett dokument ska synkroniseras med dina Google Dokument, dra det helt enkelt till avsnittet Google Dokument i sidofältet. Om du har ett Google Dokument som du vill redigera lokalt drar du det till en av de mappar eller undermappar du synkroniserar från ditt nätverk eller hårddisken.

Etikettdokument

Märkning av dina dokument hjälper till att hålla allt mer organiserat och lättare att hitta senare. När du drar ett dokument från skrivbordet till Google Dokument, kommer det automatiskt att märkas GD . Om du väljer att märka dem på ett annat sätt måste du lägga till en etikett manuellt.

Hur upptagna Docs staplar upp

Webbgränssnittet är verkligen lätt att använda jämfört med vissa andra tjänster. Synkroniseringen är dock inte så snabb. Även om du manuellt initierar en synkronisering tar det fortfarande ett tag.

Jag startade ett dokument i OpenOffice och sparade det som en Word-fil (.doc). När jag laddade upp den och flyttade den till Google Dokument ändrade den en del av formateringen.

Jag tror att det fortfarande finns några buggar, men fungerar bra för en individ. Jag skulle hålla den på min radar, men för närvarande verkar det inte vara klart för storskalig användning.

Vad är några av dina tips för att synkronisera lokala dokument med Google Docs?

Upptagen dokument