Att ha en punchig, tydlig och kortfattad signatur i dina e-postmeddelanden är oerhört viktigt. Som frilansförfattare som fungerar mestadels i online-riket ser jag min e-post signatur som har samma roll som ett visitkort hade på 90-talet.

Det är ganska enkelt att lägga till en signatur i Gmail: gå till Inställningar i Gmail, bläddra ner till Signatur och skriv en in. Men alternativen här är begränsade, eftersom det är ganska restriktivt när det gäller att placera signaturen före eller efter citerad text, och du måste gå till Inställningar varje gång du vill växla på eller av.

Här ska jag visa hur du använder verktyget "Canned Responses" för att skapa flera signaturer och kunna enkelt välja vilken du vill använda (om någon) varje gång du skickar ett mail.

Först måste du aktivera Innehållsansvar i Gmail Labs (där du hittar alla typer av underbara Gmail-tillägg).

1. I din Gmail-inkorg klickar du på cog-ikonen längst upp till höger, Inställningar och sedan på fliken Labs.

2. I rutan "Sök efter ett laboratorium" skriver du in canned responses och canned responses sedan på Enter. Innehållsansvar ska visas under "Tillgängliga Labs". (Ignorera den del där den säger att det är för lata människor - vi använder den för något mer produktiv än auto-svar!) Klicka på "Aktivera" och sedan "Spara ändringar".

Du har nu aktiverat svar på svar, så det är dags att skapa din signatur (er).

1. Klicka på "Komponera" i Gmail som om du skrev ett nytt e-postmeddelande.

2. Klicka sedan på den lilla pilen i nedre högra hörnet av fönstret New Message -> Innehållsförfrågningar -> Nytt konserverat svar.

3. Skriv ett namn som du kommer ihåg för din signatur i textrutan som visas och klicka sedan på OK.

4. Gå sedan till Innehållsbehandlade svar i ditt nya meddelandefönster igen och klicka på namn på din signatur under underrubriken "Infoga". Namnet du valde för din signatur kommer då att visas i rutan "Ämne" i din e-postadress.

5. Skriv bara vad du vill att din signatur ska vara i "kroppsdelen" av e-postmeddelandet (det område där du normalt skriver ditt e-postmeddelande).

Att göra din signatur ser bra ut

Jag gillar att förorda min signatur med två streck, vilket skiljer det snyggt från resten av e-postmeddelandet. Jag skriver sedan mitt namn på första raden, min titel på följande rad, sedan en logotyp för företaget eller företag som jag jobbar eller skriver för på tredje raden. Självklart, om du vill ange ditt Twitter-handtag, telefonnummer etc., så kan du också göra det - det är din signatur, trots allt!

Om du vill använda logotypen för en webbplats eller ett företag, kan du generellt få det genom att högerklicka på logotypen på webbplatsen och sedan klicka på "Spara bild som ..." Om du misslyckas kan du använda Windows Snittverktyg (Sök efter det på Start-menyn.) för att skära ut logotypen och spara den som en bild.

När du har sparat logotypen drar du den över från den plats där den har sparats i Gmail-fönstret där du skapar din signatur. Logotypen ska visas som standard i din signatur i "Best fit" -storleken, men du kan ändra storlek genom att dra logoens hörn.

När du har skrivit in din signatur är det dags att spara det för framtida bruk. Klicka på pilen bredvid bin-ikonen längst ner till höger -> Innehållsförfrågningar, välj sedan namnet på din signatur under underrubriken "Spara".

Du har nu skapat din första signatur! Varje gång du vill använda den i ett e-postmeddelande, skriv bara ett mail, då när du vill infoga din signatur klickar du på pilen i nedre högra hörnet -> Innehållsbehandlade svar. Välj sedan din signatur under rubriken "Infoga".

Du kan skapa en hel lista med signaturer med hjälp av ovanstående metod, redo att välja och välja individuellt för varje e-post du skickar. Om du vill redigera en av dina signaturer klickar du på "Komponera" i Gmail, infoga den med metoden i det sista stycket och sedan redigera det som du vill.

När du är redo att redigera, spara din signatur genom att klicka på pilen bredvid binikonen längst ner till höger -> Innehållsbehandlade svar och välj sedan under "Spara" underrubriken.

Det enda problemet med den här signaturmetoden för Canned Response-signatur är att den huvudsakligen är tillämplig på skrivbordet. Om du använder Gmail-mobilappen har du inte snabb tillgång till ditt konserverade svar, vilket gör den här metoden värdelös.

Slutsats

Jag kämpade alltid med Gmails standard signaturalternativ och blev förvånad över att denna dolda funktion, som vanligtvis används för automatiska svar, skulle vara så perfekt för att skapa och hantera min egen samling signaturer. Det visar att ibland en funktion eller app kan användas för ett helt annat syfte än den som det är avsedd för.

Bildkredit: Signatur