Att utforma dokument i Word kan vara en blandning av oerhört lätt och smärtsamt svårt. Vissa uppgifter är smärtfria, medan rörliga bilder runt ett dokument är ett minfält med oväntade konsekvenser.

Om du ofta arbetar med samma typer av dokument kan du hitta dig själv med samma stilistiska tweaks om och om igen, men du kan rädda dig själv. Det är enkelt att spara ett befintligt Word-dokument som en mall, för att behålla stilen och starttexten för nya dokument. Du kan också bygga en mall från början, där du kan basera nya dokument.

Styling ordentligt i Word

Innan vi pratar om mallar måste vi prata om rätt sätt att stryka text i Word. Om du inte använder Styles in Word (dvs styling text direkt) har du två problem.

Först gör du allt på bara det svåraste sättet möjligt. För det andra kommer dina mallar endast att vara av begränsad nytta. Skapa rubriker genom att välja text, justera teckenstorleken till 24 och göra den djärv (och sedan ångra den i nästa rad!) Är ett frustrerande slöseri med tid.

Gör inte det för dig själv! Investera tio minuter när du lär dig hur Words stylingsverktyg fungerar, och du sparar timmar på lång sikt. Följande är några grundläggande tips för styling effektivt:

  • Använd alltid rubriker och normal styling som en del av ett dokument. Du hittar det här i avsnittet Hem i bandet under avsnittet "Stilar".
  • Medan du lär dig repen, börja med de befintliga stilarna och skriv över dem med dina önskade stylingalternativ. De befintliga stilarna låter dig ställa in "struktur" av dina dokument, vilket är avgörande för mallar.
  • För att justera en befintlig stil, stil texten direkt tills den ser ut som du vill, högerklicka på den stil du vill ersätta och välj "Uppdatera [Style] för att matcha valet." Du kan också högerklicka på Style och välj "Ändra", men det kan vara lite svårare att få rätt.
  • Snarare än att trycka på enter två gånger under ett rubrik, använd avsnittet "Stycke" för att få textavstånd rätt.
  • Få avancerade textalternativ, som brevavstånd, från menyn "Font" genom att klicka på den lilla pilen längst ner till höger om "Font" -menyn. Samma trick fungerar för alla bandmenyer!

Spara din mall

När du har byggt upp din mall eller ditt dokument öppnas kan du spara det som en ordmall för användning senare.

1. Klicka på "Arkiv" och välj sedan "Spara som" från menyn till vänster.

2. Dubbelklicka på Office 2016 på "This PC." I andra versioner av Word dubbelklickar du på "Computer".

3. Skriv önskat namn för din mall i rutan för filnamn. Använd mellanslag och huvudstäder för att få det att se bra ut; Du kommer att se detta mallnamn i Words mallvalare senare.

4. Klicka på rullgardinsmenyn Format och välj "Ordmall (* .dotx)" från listan.

5. Office navigerar automatiskt till standardmappen för anpassade ordmallar på din dator. Klicka på "Spara" knappen för att spara den nya mallen.

Öppna och använda din mall

När du har sparat din mall vill du skapa nya dokument med den. Trots namnet skapas inte ett nytt dokument med denna mall själva mallfilen. Du skapar ett nytt, osparat dokument med styling och dokumentinstallation kopierat från din mall.

Om du behöver redigera mallen senare kan du naturligtvis öppna ett nytt dokument med mallen, göra dina ändringar, spara sedan den redigerade mallen överst på den ursprungliga och skriva över den föråldrade versionen.

1. För att skapa ett nytt dokument, välj "File" och "New".

2. Klicka på "Personligt" bredvid "Utvalda" för att visa dina sparade mallar. Klicka inte på "Personlig" under "Föreslagna sökningar", som kommer att söka online mallar.

3. Klicka på mall för att öppna ett nytt dokument med samma stil.

Slutsats

Mallar sparar befintlig styling samt text. Detta kan ge dig ett större ben när du fyller i formulär eller skapar liknande dokument regelbundet. Om du skapar många dokument med samma grundläggande layout eller startmaterial ofta, är mallar en viktig tid och tediumsparare.

De skapar också konsistens över dokument och organisationer. Genom att dela mallfilen kan du försäkra dig om att andra personer i ditt företag, avdelning eller lag följer samma stylingregler som du är. Det kan också uppmuntra dig att göra attraktivare mönster oftare. Om du redan har en mall med en fantastisk header-design som är redo att gå, behöver du trots allt inte "slösa tid" och utforma ett attraktivt dokument från grunden upp varje gång. Och väldesignade dokument imponerar alla från kabinamater till chefer till investerare.