Den här artikeln ingår i Google Office Suite-serien:

  • 5 viktiga tips och tricks för Google Dokument Du behöver veta om
  • 5 tips och tricks för Google Slides Du måste försöka
  • Så här använder du Google Plattor: Viktiga tips för att få dig igång

Helt sedan Windows start har Microsoft Excel gått till program för nummerkrypning, kalkylblad, fakturor och alla andra saker i livet som du vill organisera till oändliga rutor av rader och kolumner.

Men sedan molnet kom fram, har Google Sheets blivit det program som valts för många människor. Det kanske inte är lika funktionellt som Excel, men det finns mycket mer än det som först möter ögat.

Här är några tips och tricks för att använda Google Sheets som bör se till att du får en smidig start.

Relaterat : 10 tillägg till Google Plattor du borde överväga att använda

1. Importera data från ett annat kalkylblad

Du kan enkelt ställa in Google Sheets för att dynamiskt importera data från en av dina kalkylblad till en annan. Det här är perfekt om du vill visa summan av vissa resultat i ett kalkylblad, eller om du vill flytta över en hel del av ett bord. Observera att detta inte är detsamma som att kopiera data eftersom det uppdateras i den du importerar till när du uppdaterar data i originalbladet.

Formeln för detta kallas ImportRange och ser något ut så här:

 = IMPORT ( "1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE", "SheetName A1: D200")

Den långa krypterade koden är URL-namnet på ditt kalkylblad, som du hittar i URL-fältet efter "kalkylblad / d /". Där det står "SheetName" ovan, bör du ersätta med namnet på det exakta arket du importerar data från, då visar biten efter utropstecken radet / kolumnerna som du vill dra data från.

2. Frysta rader och kolumner

När du skapar ett kalkylblad, i alla fall, vill du ha viss information som visas på skärmen hela tiden. Om du till exempel håller flikar på ditt frilansarbete, vill du ha headerinformation som "Betald belopp", "Fakturadatum" och "Webbplats" ständigt visas även när du rullar ner sidan.

För att göra detta måste du "Frysa" den rad eller kolumn som du alltid vill ha på displayen. Klicka bara på "Visa -> Frys" och välj sedan antalet rader eller kolumner du vill frysa. Om du väljer en cell innan du klickar på "Visa" får du möjlighet att frysa varje rad eller kolumn upp till den cellen.

3. Skapa formulär med hjälp av Google Sheets

En liten känd men briljant robust egenskap i Google Sheets är möjligheten att skapa formulär och frågeformulär. Öppna ett nytt Google-ark, klicka på "Verktyg -> Skapa ett formulär", och du kommer att tas till Googles fina formulärprogram.

Det är ganska enkelt att använda. Du ger formuläret en titel och beskrivning, skriv in en fråga där det står "Untitled Question" och klicka sedan på "Multiple choice" om du vill ändra formatet till var folk kan svara (flera val, kryssrutor, dropdowns och så vidare) .

Överst till höger om formulär ser du också en trio av alternativ som gör att du ytterligare kan anpassa utseendet på ditt frågeformulär.

4. Infoga bild i en cell

Innan du blir allt smart och påpekar att det är bara att klicka på "Infoga -> Bild", lägger du in bilder i Google Sheets, det är bra, inte riktigt. Om du använder den här metoden visas en bild över toppen av kalkylbladet istället för att placeras snyggt i en cell.

För att infoga en bild direkt i en cell, klicka på cellen och skriv sedan =image("URL of the image you want to insert") . Som standard behåller bilden sitt bildförhållande medan den anpassas till cellstorleken, men det finns flera variationer du kan göra på formeln för att få bilden / cellen den storlek du vill ha.

  • =image("URL of the image", 2) - omformar bilden så att den passar den befintliga cellstorleken
  • =image("URL of the image", 3) - bilden håller sin ursprungliga storlek utan att ändra cellstorleken

5. Snabbt lägga upp nummer

Det är en klassisk kalkylarkfunktion och ändå konstigt lätt att glömma. Lyckligtvis gör Google Sheets saker relativt enkelt för dig. Om du snabbt vill lägga till siffrorna i en rad eller kolumn markerar du helt enkelt allt du vill beräkna med vänster musklick och du kommer genast se summan av dessa nummer i det nedre högra hörnet av Google Sheets.

Du kan sedan klicka på summan längst ner till höger och du får en lista med alternativ för att istället titta på det genomsnittliga, minsta antalet, största antalet osv.

Om du vill ha en cell som visar summan av en grupp av figurer i rad eller kolumn, klicka på cellen där du vill att totalen ska visas och skriv sedan =sum(A1:A13) där A1 och A13 är cellerna där du vill att siffrorna ska läggas upp.

6. Villkorlig formatering

Det finns inget som lite färgkodning för att förenkla alla arkdata som visas framför dig. För att ställa in automatiska regler för formatering och färgceller klickar du på "Formatera -> Villkorlig formatering."

I en ruta till höger ser du en massa "villkorliga formatregler". Här kan du få ditt kalkylblad att automatiskt färga en cellröd, till exempel om den är tom (ett bra sätt att omedelbart veta om du behöver att jaga någon ner för försenade betalningar), eller måla celler som innehåller ett visst ord en färg efter eget val.

Det finns många alternativ här, så gå vild! Ditt kalkylblad är din duk.

7. Lägga till ett Dropdown-alternativ till din cell

Låt oss säga att du vill begränsa innehållet i en cell till bara två (eller flera) värden. Det bästa sättet att genomföra detta är att lägga till ett Dropdown-alternativ. För att göra det måste du skapa ett nytt ark för att hålla alternativvärdena.

1. Skapa ett nytt ark genom att klicka på "+" -ikonen på nedre verktygsfältet.

2. I det nya arket anger du alternativvärdena i den första kolumnen.

3. Tillbaka till det första arket (eller det ark du jobbar med), välj den cell där du vill infoga rullgardinsmenyn.

4. Högerklicka på den och välj "Data Validation" (i slutet av snabbmenyn).

5. Markera "Lista från ett intervall" i fältet "Kriterier" och välj arket, kolumnerna och cellen i fältet "Data". Markera alternativet "Visa listrutan i cellen".

6. Klicka på OK. Du bör nu se Dropdown-fältet där du kan begränsa innehållet i cellen till ett visst värdeområde.

Slutsats

Den ideala situationen att vara med i ett kalkylblad är att ha en hel massa regler som automatiserar saker som färgkodning och beräkningar så att du kan arbeta så snabbt och effektivt som möjligt. Förhoppningsvis kommer dessa fem tips att hjälpa dig att uppnå det, göra informationen i det mycket mer tydlig och krydda den ibland sterila processen att hantera ett kalkylblad.