Kalkylblad är ett av de mest användbara verktygen för dagens arbetsmiljö. Människor använder den för att organisera allt och allt, från den enkla köpkollektionen till två kolumner till den komplicerade flerarks flerfilsföretagets budget. Men åtminstone en användning går inte bra med ett kalkylblad: dataanalys. En bättre lösning för att hantera och organisera komplexa uppgifter använder en databas.

Anledningen till att många kalkylarkanvändare inte vill röra en databas är den "skrämmande och komplicerade" bilden människor har om det. Lyckligtvis finns det Airtable - en modern molnbaserad relationsdatabas med ett enkelt kalkylblad som kan hjälpa dig att organisera nästan vilken data som helst. Det möjliggör samarbete så att du kan arbeta i en databas med dina medarbetare och det synkroniseras över enheter via webbläsare och mobilappar för att hålla data uppdaterad.

Om du är bekant med Microsoft Access på Windows eller Filemaker Pro på Mac har du inget att oroa dig för eftersom Airtable ska vara lättare att använda. För dem som är nya i databaskonceptet, ger Airtable dig steg-för-steg-guider och en videohandledning för att hålla dig snabb.

Börja snabbt med mallar

Det enda du behöver göra för att börja använda Airtable är att registrera dig för ett gratis konto. Den levereras med obegränsade baser och obegränsade samarbetspartners, med gränsen på 1 200 poster per bas och 2 GB bifogad plats per bas. Det finns betalade uppgraderingsplaner för dem som behöver mer, men den fria planen skulle vara mer än tillräckligt för de flesta personliga användare.

För att hjälpa dig att börja så snart som möjligt ger Airtable dig mallar. Efter inloggningsprocessen kommer den att be dig välja minst tre databasanvändningsexempel. De tillgängliga alternativen sträcker sig från projektspårare till lemonadestandardinventering, från bloggredaktionell kalender till bröllopsplanering.

För de som inte är bekanta med databasen är det snabbaste sättet att börja använda de existerande exemplen och ändra dem till dina behov. Öppna ett av dina valda exempel och kolla dig för att bekanta dig själv. Men om du är veteran kan du gå direkt till att skapa en ny databas genom att klicka på "Plus (+)" ikonen.

Till exempel, låt oss öppna databasen Study Guide. Den här är anpassad för att hjälpa studenter att hålla reda på sina studier. Det bedrägligt enkla kalkylbladets gränssnitt döljer många kraftfulla funktioner. Du kan lägga till och anpassa rader och celler efter dina behov, infoga media som bilagor i en enskild rad, lägga till och ta bort tabeller för att spåra andra skolämnen att studera, lägga till anpassade visningar och mer.

Men istället för att förklara dem en efter en, är det bättre om du försöker dem själv och känna hur allt fungerar. För att hjälpa dig klickar du på de färgglada cirklarna längst ned till höger på skärmen, och de kommer att visa dig stegen för att uppnå något.

Du kan till exempel mata in din data med hjälp av ett formulär istället för kalkylarkceller genom att klicka på ikonen Expandera bredvid radnumret.

Du kan också skapa en anpassad blankett som du kan dela med dina vänner, och deras inmatningar fyller automatiskt i databasen. För att göra det klickar du på "Main View" och väljer "Form".

Anpassa sedan formuläret och klicka på "Dela". Du får en länk som du kan dela med andra. Med hjälp av studieguiden exempel ovan kan vi använda formulärdelning i en studiegrupp där varje medlem kan bidra till ett ämne.

Varför Airtable?

Att använda Airtable istället för skrivbordsdatabasprogram har flera fördelar, till exempel:

  • Det är i molnet så allt är värd och säkerhetskopierat utan att du behöver göra någonting. Dina uppgifter är alltid säkra och tillgängliga så länge du kan ansluta till Internet.
  • Den stöder flera användare, så att du kan samarbeta med andra i att fylla i dina data och uppnå mer på kortare tid.
  • Det är intuitivt och enkelt att installera. Nya användare kan börja på nolltid utan att behöva slösa tid med en inlärningskurva.
  • Det är anpassningsbart med många fälttyper att välja mellan. Du kan skapa nästan vilken databas som helst enligt dina behov.
  • Det är webbläsarbaserat så att du inte behöver ladda ner någonting. Det är också flytande och kan öppnas var som helst och det finns en iOS-app (och beta-versionen för Android) för dem som arbetar med sin mobila enhet.
  • Den stöder integrationer med massor av andra appar som Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram och många fler.

Och den största frågan från nybörjare är varför ska de använda en databas istället för ett kalkylblad. Det enkla svaret är att en databas passar mer för att organisera en stor mängd data, medan kalkylbladet är bättre om du gör många beräkningar.

Denna snabba översikt över Airtable klarar knappt ytan på vad den kan göra. Mitt förslag är att gå vidare och försök med Airtable. Det är gratis. Dela sedan dina tankar och åsikter i kommentarerna nedan.